FAQ

“Whistleblowing” je poslední dobou poměrně často skloňovaný pojem.
Označuje případy, kdy jednotlivec upozorňuje na neetické nebo protiprávní jednání, ke kterému může dojít ve společnosti.
Hlavním úkolem je vytvořit ochranu pro oznamovatele protiprávního jednání před odvetným opatřením, odstranit a zabránit škodám a chránit veřejný pořádek.

Ano, zákon na ochranu oznamovatelů byl vyhlášen ve Sbírce zákonů 20.06.2023.
Zákon vychází ze Směrnice Evropského parlamentu a Rady EU 2019/1937 ze dne 23.řijna 2019 o ochraně osob. Zákon na ochranu oznamovatele (č.171/2023 Sb.) je dostupný zde.

Právní úprava zákona na ochranu oznamovatelů je pro zaměstnavatele s 250 a více zaměstnanci, pro veřejné zadavatele a obce (nad 10 000 obyvatelů). Povinnost se týká i příspěvkových organizací územně samosprávných celků s více než 50 zaměstnanců.
Výše vyjmenované subjekty mají povinnost zavést oznamovací systém od 01.08.2023. Pro subjekty s 50 a více zaměstnanci platí účinnost od 15.12.2023.
Statní orgány jako úřady, obce, nemocnice, vysoké školy už mají zavedeny oznamovací systémy v důsledku přímého účinku směrnice od prosince 2021, ale od 01.08.2023 je potřebné systém modifikovat, aby byl v souladu s novým zákonem.

Na základě nové právní úpravy jsme zavedli oznamovací systém qHlas.cz pro všechny subjekty, obce a veřejné zadavatele. Registrací do oznamovacího systému získáte certifikát a automaticky vám bude přidělen balíček Free,
který je úplně zadarmo. Splníte tak povinnosti vycházející ze zákona na ochranu oznamovatelů.
Prostřednictvím oznamovacího systému qHlas oznamovatel ohlásí incident pomocí jednoduchého formuláře, kde zadá název incidentu, osobní údaje, kategorii incidentu (dle zákona), popis incidentu a vloží přílohu, kterou může dosvědčit incident.
Pokud uživatel nezadal svou e-mailovou adresu, po odeslaní incidentu si jej zkopíruje a uloží odkaz na ohlášený incident, aby mohl v budoucnu zkontrolovat stav a odpověď od příslušné osoby.

Gestorem nové právní úpravy je Ministerstvo spravedlnosti, které zřídilo externí oznamovací systém. Prostřednictvím externího oznamovacího systému může oznamovatel ohlásit incident na adresu veřejného zadavatele, subjektu nebo na adresu jiného povinného subjektu, který je definován v zákoně. Pro povinný subjekt je jednodušší zřídit vlastní interní oznamovací sytém. Tím pádem bude mít jistotu, že se všechny incidenty budou přešetřovat v rámci organizace a nebude je řešit třetí strana, tedy orgán státní moci.
Povinný subjekt musí na svých webových adresách zveřejnit informaci o tom, že má zřízen interní oznamovací systém (např. qHlas) nebo mohou oznamovatelé ohlásit incident prostřednictvím systému Ministerstva spravedlnosti.
Pokud povinný subjekt nezřídí oznamovací systém, hrozí mu sankce do výše až 1 000 000 Kč.
Zřízení vlastního oznamovacího systému může stát povinný subjekt značné finanční prostředky a
může to být časově náročné. Je proto nejjednodušší poptat oznamovací systém od provozovatelů, kteří mají s
touto problematikou zkušenosti a vnitřní oznamovací systém kromě jiného může pro oznamovatele působit více důvěryhodně než když si jej povinný subjekt vytvoří sám.
Oznamovatel může nahlásit incident na adresu společnosti pokud je např. zaměstnancem, externím pracovníkem, dodavatelem, stážistou nebo se o práci ve společnosti ucházel (více definováno v zákoně).
Oznamovatel je chráněný zákonem pokud uvede své osobní údaje v oznámení. Zákon výslovně chrání oznamovatele proti odvetným opatřením ze strany povinného subjektu, které mohou mít podobu např. ukončení pracovního poměru, snížení mzdy, nařizování přesčasů, diskriminace na pracovišti. Odvetné opatření musí být vždy vyvoláno obdrženým oznámením. Zákon zakazuje odvetná opatření, ale zároveň si je vědom principu smluvní volnosti v soukromém právu (např. nezvýšení mzdy automaticky nebude znamenat odvetné opatření, povinný subjekt musí prokázat, že jeho motivací nebylo obdržené oznámení).
Povinný subjekt podle zákona na ochranu oznamovatelů má povinnost zavést oznamovací systém, prostřednictvím kterého mohou oznamovatelé ohlásit incident na adresu povinného subjektu.
Povinný subjekt musí určit příslušnou osobu, která bude řešit a přešetřovat ohlášené incidenty dle zákona.
Ano, povinný subjekt má povinnost ze zákona zveřejnit na svých webových stránkách odkaz na vnitřní oznamovací systém. Může tak udělat jednoduše prostřednictvím odkazu na formulář, který si může vložit např. do patičky webu.
Jestliže povinný subjekt nemá vnitřní oznamovací systém, vloží odkaz na externí systém Ministerstva spravedlnosti.
Mimo jiné by měl povinný subjekt uvést přímo kontakt na příslušnou osobu, aby mohl oznamovatel popřípadě ohlásit incident i po telefonu nebo emailem.
Pokud bude ohlášen incident telefonicky, příslušná osoba musí provést záznam hovoru, a pak ho elektronicky zaevidovat.

Na webové stránce je třeba uveřejnit kontaktní údaje nutné pro ohlášení oznámení.
Ty mohou vypadat následovně: 

  • V případě využívání oznamovacího systému je nutné zveřejnit odkaz na formulář v oznamovacím systému. 
  • V případě písemného oznamování je nutné uvést adresu organizace a jméno  příslušné osoby (tzv. compliance manažera), v případě oznámení do schránky podatelny je nutné uvést umístění schránky, obálku s oznámením je nutné označit příznakem „Neotvírat“. 
  • V případě telefonického oznámení je nutné uvést telefonní kontakt na příslušnou osobu (v tomto případě je příslušná osoba povinna pořídit záznam oznámení, se souhlasem oznamovatele lze pořídit zvukovou nahrávku oznámení). 
  • V případě e-mailového oznámení je nutné uvést e-mail na příslušnou osobu. 
  • Podat oznámení je možné i na osobní schůzce, kterou je potřeba si dopředu sjednat prostřednictvím telefonu či e-mailu uvedených na webu, ze schůzky je nutné pořídit písemný záznam. 
Roli příslušné osoby (tzv. compliance managera) musí vykonávat bezúhonná a plnoletá osoba, která je dopředu obeznámena se všemi povinnostmi dle zákona. Příslušnou osobou povinného subjektu může být osoba z organizace nebo i třetí strana.
Tato osoba musí řešit všechny incidenty v diskrétnosti a dbát na dodržení stanovených lhůt podle zákona. Do 7 dní musí být incident přijat k přešetření, na vyřešení celého incidentu je pak 30 dnů.
Pokud se jedná o závažný incident, lhůta na jeho vyřešení se může prodloužit o dalších 30 dnů, maximálně však pouze 2x. Příslušná osoba musí vést evidenci všech ohlášených incidentů po dobu 5 let.
Všechny ohlášené incidenty a ostatní informace k účtu nalezne povinný subjekt v záložce Můj účet.
V sekci incidenty pak nalezne všechny podané incidenty, kterým následně může změnit stav, přidat reakci a řešení k danému incidentu.
Povinný subjekt má ze zákona povinnost vést evidenci všech ohlášených incidentů. Na základě této povinnosti nemá povinný subjekt právo smazat jakýkoliv incident ze systému. Pokud oznamovatel podá incident, kde jsou použity vulgarismy, nebo je ohlášení anonymní, povinný subjekt nemá povinnost ze zákona přešetřovat incident, pokud si nenastaví vnitřní směrnice jinak.
Oznamovatel se k ohlášení incidentu nemusí registrovat do oznamovacího systému. Ohlásit incident může prostřednictvím online formuláře přímo na adrese oznamovacího systému a v záložce Seznam organizací si najde danou organizaci.
Pro ohlášení incidentu pak stačí vyplnit online formulář a po jeho odeslání si oznamovatel zkopíruje odkaz na odeslaný incident (pokud tedy nezadal svou e-mailovou adresu).
Jakmile oznamovatel zadá svou e-mailovou adresu při ohlášení incidentu, bude mu při změně stavu incidentu zaslán notifikační e-mail s informací, že došlo ke změně stavu podaného incidentu.
Příslušné osobě bude zaslán notifikační e-mail při doručení nového incidentu na adresu organizace (tato služba je v balíčku Silver).

Systém qHlas je technicky provozován na formulářovém serveru e-forms.cz společnosti QCM, s.r.o..

Provozní a obchodní podmínky jsou k dispozici zde.

Interní směrnice o ochraně oznamovatelů představuje dokument stanovující podmínky pro podávání oznámení a ochranu oznamovatelů v organizaci. Tato směrnice dále popisuje celkový rámec řešení oznámení v organizaci, jako je podávání, přijímání, posouzení, řešení a evidence oznámení. 

 

Interní směrnice o ochraně oznamovatelů (whistleblowing policy) by měla obsahovat následující. 

  • Účel směrnice  
  • Objasnění důležitosti whistleblowingu 
  • Definice základních termínu  
  • Vysvětlení důležitosti ochrany oznamovatele před odvetou 
  • Působnost interní směrnice 
  • Postup oznamování 
  • Způsoby, jakými oznamovatelé mohou oznámení podat 
  • Postup, který má organizace následovat po obdržení hlášení  
  • Vysvětlení, jak organizace ochrání oznamovatele před odvetou  
  • Ochranu údajů 
  • Kontakty 
  • Příslušnou osobu 
  • Schválení a datum účinnosti interní směrnice 

Všechny organizace, kterých se týkají povinnosti vyplývající ze zákona o ochraně oznamovatelů, by měly sepsat interní směrnici o ochraně oznamovatelů. 

Které organizace sem patří? 

  • Firmy s 50 a více zaměstnanci
  • Veřejní zadavatelé (zejména obce s 10 000 a více obyvateli)
  • Orgány veřejné moci a zaměstnavatelé působící v oblastech vymezených zákonem